Benutzerportal, Quarantäne und Mails an Verteiler

Guten Tag.

Habe hier eine Sophos mit UTM 9.510-5. Wir nutzen u.a. Email Protection als Filter für unsere Office365-Installation.
Verschiedene Benutzer können via Portal auf Ihre Mails in Quarantäne zugreifen. Authentifiziert werden die Benutzer via Active Directory.
AD ist ausschließlich lokal, der Mailserver ausschließlich in der Cloud. Keine "Schnittstelle"

Nun benötigen Kollegen Zugriff auf gesperrte Mails, die an Verteiler, Shared Mailboxes oder Public Folder gegangen sind. Dazu habe
unter Benutzer & Gruppen den Usern zusätzliche E-Mail-Adressen eingetragen.

Nun zu meinem Problem: Ein User "verliert" den Kontakt zu diesen zus. Mailadressen. Nach dem Eintragen sind diese eine gewisse Zeit verfügbar,
dann verschwinden die Einträge. Ich vermute, ein Abgleich mit dem Backend wird durchgeführt, und dabei werden die zus. Adressen entfernt.

Das ist dumm, da wir das dringend benötigen. Zudem verstehe ich auch nicht, warum das nachträglich verschwindet. Und drittens ist bei einem anderen
User ebenso zus. Adressen eingetragen, die aber nicht entfernt werden.

Freue mich über Tipps und Anregungen. Vielen Dank im Voraus.